Algemene Informatie

Van 23-28 september 2012 wordt de nationale conferentie van het Model European Parliament gehouden. Uit alle provincies nemen leerlingen (16 - 18 jaar) deel.

Gastgezinnen

De deelnemers verblijven gedurende de eerste drie dagen in gastgezinnen verspreid over 5 provincies. De provincies Drenthe, Groningen, Friesland, Flevoland en Gelderland bieden dit jaar gastvrijheid aan de leden van het Model European Parliament. In elke provincie worden circa 30 commissieleden in gastgezinnen ondergebracht.

Voor alle duidelijkheid: de heenreis naar de commissievergadering bekostigen de deelnemers zelf. De reis op woensdagochtend vanuit de provincies naar Den Haag is centraal geregeld: sommige commissies zullen per touringcar reizen en anderen komen met de trein. Deze treinreis wordt betaalt door de co÷rdinator. De terugreis na de conferentie vanuit Den Haag naar huis is weer voor eigen rekening.

Wij streven ernaar om de gastgezinnen voor aanvang van de conferentie nog rond te sturen, maar aangezien er vaak op het laatste moment veranderingen optreden in de verdeling hiervan kunnen de deelnemers beter na aankomst in het gastgezin hun ouders/verzorgers opbellen om hun adres en telefoonnummer door te gegeven.

Aan het gastgezin wordt gevraagd de commissieleden 's ochtends een ontbijt en 's avonds een warme maaltijd te geven. De lunch voor de commissieleden wordt op maandag en dinsdag door de provinciehuizen / gemeente verzorgd.

Zondag 23 september wordt er, als onderdeel van het teambuilding programma, een gezamenlijke avondmaaltijd in een restaurant georganiseerd. Maandag 24 september en dinsdag 25 september eten de deelnemers 's avonds in de gastgezinnen. Wij gaan er vanuit dat de deelnemers op die twee avonden ook inderdaad in het gastgezin de avondmaaltijd gebruiken. Het komt te vaak voor dat deelnemers wegblijven bij de avondmaaltijd. Het is bijzonder onbeleefd om de gastgezinnen alleen te gebruiken als een goedkoop hotel!

De deelnemers regelen zelf het vervoer van het gastgezin naar de verschillende activiteiten.

De deelnemers dienen zich te houden aan de regels van het gastgezin. Roken is niet toegestaan tenzij het gastgezin daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Gedurende de conferentie moeten de deelnemers, ook indien er 's-avonds activiteiten zijn, uiterlijk om 23.00 uur - of zoveel eerder als door het gastgezin gewenst wordt - thuis zijn.

Het uur van thuiskomst 's avonds ligt vast (23.00 uur) ook als het gastgezin met een latere thuiskomst akkoord gaat.

Woensdagochtend 26 september vertrekken de commissieleden per bus / trein naar Den Haag.
De gastgezinnen worden verzocht op woensdag een lunchpakket aan hun gasten mee te geven.

De organisatoren zullen er zeer streng op toezien dat de deelnemers geen moeilijkheden veroorzaken. Eventuele klachten - die overigens gezien de aard van de conferentie niet verwacht worden - dienen direct gemeld te worden aan:
Mevrouw Mr. B.J. van Sminia-Meijerink
tel. 070 362 46 45
b.g.g. 06 549 33 791

Eveneens gelden deze nummers indien er zich een noodgeval voordoet.
Mevrouw van Sminia zal steeds bereikbaar zijn en beschikt over alle gegevens van de deelnemers.

Gebruik mobiele telefoons

Enige co÷rdinatoren hebben in het verleden op het feit gewezen dat vooral gedurende de teambuilding een onaangenaam contact per mobiele telefoon tussen de verschillende commissies plaatsvond, waarbij de leden de teambuilding programma's in de verschillende provincies vergeleken en bekritiseerden. Ik wil het gebruik van mobiele telefoons niet volledig tegengaan, maar op het moment dat de teambuilding of de comissievergaderingen beginnen dienen de mobiele telefoons uitgeschakeld te zijn.

De voorzitters dienen zeer streng toe te zien dat mobiele telefoons voor de commissievergaderingen uitgeschakeld zijn (met uitzondering van hun eigen telefoon. De voorzitters moeten bereikbaar zijn).

Kledingvoorschriften

Alle delegatieleden dienen tijdens alle activiteiten in Den Haag en tijdens de comissievergaderingen in zeer verzorgde kleding te verschijnen

Tijdens de Algemene Vergadering en de opening in Den Haag dient dit formele kleding te zijn.
Voorgaande jaren werden er toch nog enige deelnemers in sportkleding gesignaleerd. Het moet mogelijk zijn om, indien de deelnemers zelf niet over dit soort kleding beschikken, iets van vrienden of familie te lenen. Tijdens de conferentie zal hier streng op worden toegezien, zowel door de voorzitters als door de leiding.

Teambuilding

Voor de teambuilding is uiteraard makkelijke, sportieve kleding vereist.
Vergeet vooral niet, naast de gewone bagage, ook de volgende dingen mee te nemen:

  1. zakgeld
  2. OV-chipkaart
  3. NS kortings-kaart (voor wie die heeft)
  4. plastic vuilniszak (voor eventueel smerige sportkleren)
  5. handdoek (in het Stayokay Hotel in Den Haag worden wel lakens maar geen handdoeken verstrekt)
  6. regenkleding
  7. evt. zwemkleding

Neem geen kostbaarheden (sieraden) mee en vergeet eventuele medicijnen niet.

!!! GEDRAGSCODE STAYOKAY HOTEL DEN HAAG !!!

Tijdens de nationale conferentie verblijven de delegatieleden gedurende twee nachten in het Stayokay Hotel te Den Haag. In het Stayokay Hotel zijn de volgende regels van kracht:

  1. Alcoholmisbruik en drugsgebruik zijn ten strengste verboden.
  2. Het is verboden alcoholische dranken naar de kamers mee te nemen.
  3. Het is ten strengste verboden op de kamers te roken, niet alleen wegens het brandgevaar maar ook i.v.m. de overlast voor diegenen die in de kamer moeten slapen.
  4. De deelnemers moeten uiterlijk om 23.30 uur in het Stayokay Hotel zijn.
  5. In het Stayokay Hotel wordt door bewakingspersoneel gesurveilleerd.

Bij geconstateerd drankmisbruik, drugsgebruik of niet-passend gedrag zal de aanwezige
provinciale co÷rdinator gewaarschuwd worden.

Overtreders van alle bovenstaande regels zullen zonder enig pardon op eigen kosten naar huis gestuurd worden en uitgesloten worden van iedere deelname aan het Model European Parliament.
De ouders / verzorgers en de directie van de school zullen onmiddellijk van het voorval op de hoogte worden gesteld.

ROL VOORZITTERS ALGEMENE VERGADERING

Evenals vorig jaar zal er tijdens de Algemene Vergadering een speciale taak zijn weggelegd voor die commissievoorzitters die niet in het presidium zitten.
Zij zullen zorgdragen voor de verslaglegging van de nationale conferentie.

BEZOEK ALGEMENE VERGADERING

Gezien de uitgebreide en zeer strikte veiligheidsvoorschriften van de Tweede Kamer verzoek ik jullie als jullie bezoekers verwachtendaty voor 19 september aan mij door te geven.

Bezoekers dienen met voornaam, achternaam, volledig adres en relatie - hiermee bedoel ik "vader van, moeder van, grootouders van, rector van de S.G., leraar van de S.G etc"- aan ons doorgegeven te worden.
Bovendien dient vermeld te worden of de toehoorder 's morgens tussen 9.00 - 13.00 uur of 's middag tussen 14.00 - 17.00 uur aanwezig is. Het is niet mogelijk buiten de aangevraagde tijden de vergadering te bezoeken. Het is NIET mogelijk dat toehoorders aan de lunches deelnemen. Dit geldt uiteraard niet voor de begeleidende co÷rdinatoren en de schoolco÷rdinatoren uit de provincie. Wel moeten deze schoolco÷rdinatoren ook met naam en toenaam aangemeld worden.

Het is niet de bedoeling dat er oud-deelnemers of medeleerlingen als toehoorders worden aangemeld, hiervoor is eenvoudig geen plaats in de zaal.

Per provincie zouden wij graag uiterlijk dinsdag 18 september per e-mail de lijst met bezoekers ontvangen. Na die datum is het niet meer mogelijk lijsten in te dienen.

De Tweede Kamer kan niet onbeperkt toegang verlenen. De Stichting MEP Nederland behoudt zich het recht voor om het aantal bezoekers per provincie in overleg met de co÷rdinatoren te beperken.